У даному модулі підсистеми «Деканат» Альма Матер уводиться й обробляється вся інформація зі структури ВНЗ, а саме:
інститути
факультети
кафедри
спеціальності
навчальні семестри
Дана інформація використовувається для всіх наступних модулів підсистеми «Деканат»:
Навчальний план
Робочій план
Контингент
Облік успішності
«Навчальний план»
Навчальний план лежить в основі всього навчального процесу. У навчальному плані практично повністю описується навчальний процес студента.
Навчальний план - документ, що визначає склад навчальних дисциплін, що вивчаються у навчальному закладі; їхній розподіл по роках навчання; тижнева й річна кількість часу, що було відведено на предмет. Кожна спеціальність має свій набір дисциплін із різним рівнем навантаження.
Навчальний план повинен містити в собі:
1) графік навчального процесу
2) зведені дані по бюджету часу (у тижнях, годинах, кредитах)
3) інформацію про виробничу та ін. практики
5) інформацію про дипломні, курсові роботи або проекти
6) інформацію про державні іспити
Навчальний план надає основну інформацію, необхідну для підготовки й складання розкладу. На основі навчального плану складається робочий план по кожній спеціальності або групі студентів, індивідуальний навчальний план (у рамках Болонського процесу). Тому при складанні навчального плану особлива увага приділяється тому факту, що інформація, яка зберігається в ньому, буде використовуватися й іншими розділами інформаційної системи.
Для всіх дисциплін передбачається можливість розбити аудиторні години на семестри або модулі.
У модулі «Деканат» Альма Матер більша частина інформації навчального плану не вводиться вручну, а обчислюється по вже уведеним даним. Такий спосіб організації дозволяє уникнути надлишковості даних, що зберігаються в системі, і помилок при уведенні.
Уведена інформація використається для друку навчальних планів. Однією з переваг у використанні системи є те, що всі плани мають однакове оформлення й набір умовних позначок
«Робочий план»
Щорічний робочий план складається в деканаті факультету на основі типового робочого плану (відповідного навчальному плану) з урахуванням аналізу індивідуальних планів студентів даного напрямку (спеціальності), або без них. Індивідуальний навчальний план формується за встановленою формою на кожний навчальний рік особисто студентом з використанням при необхідності консультацій викладача.
Сформований робочий план містить у собі назву дисципліни, учбове навантаження, систему контролю, вид атестації, назву кафедри.
«Контингент»
У загальному виді зведені дані по контингенту представляють набір наступних параметрів:
Номер залікової книжки
Прізвище, ім'я, по батькові студента
Назва групи
У контингенті кожного студента вводиться наступна інформація:
Номер особистого справи
Номер залікової книжки
Прізвище, ім'я, по батькові студента
Назва групи
Дата, місце народження
Національність
Що й коли закінчував
Родиний стан
Адреса проживання
Номер наказу про зарахування й умови зарахування
Дані про стаж роботи й трудову книжку
У зведеній інформації про контингент:
Друк контингенту студента
Зарахування студента
Відрахування студента
У контингенті студента:
Внесення нового контингенту студента
Переведення студента у паралельну групу
Переведення студента на іншу спеціальність
«Облік успішності студентів»:
Автоматизоване формування й друк екзаменаційних відомостей для контрольних заходів відповідно до робочих планів;
Уведення результатів контрольних заходів у відомості;
Формування, друк й реєстрація екзаменаційних/залікових листів у журналі перездач, реєстрація результатів перездач;
Механізм заліку раніше зданих контрольних заходів по дисциплінах;
Одержання довідкової інформації з розкладу іспитів і заліків;
Побудова рейтингів факультету;
Ведення журналу відвідуваності;
Ведення розкладу навчальних заходів, контрольних заходів для проведення сесії;
Вибірки по боржниках;
Державний іспит і дипломне проектування;
Друк академічної довідки й додатка до диплома;
Статистичні звіти й вибірки: оцінки студента за певний період, формування проміжних і підсумкових результатів сесії й залікового тижня, інші статистичні звіти й вибірки
